PRIVACY POLICY

Titolare del Trattamento dei Dati
A.S.D. VOLLEY RIO- Via CAVOUR, 44 - PONTE SAN NICOLO' (PD)
info@riovolley.net

In questa pagina vengono dettagliati sia i processi generali di trattamento dei dati personali effettuati dall'Associazione sia i trattamenti specifici messi in atto su questo portale.

Norme generali
La tutela della persona in tutti i suoi aspetti, processo non negoziabile nell’attività dell’Associazione, viene esaminato e affrontato con attenzione anche per gli aspetti legati al trattamento dei dati personali. A tal fine la società si attiene scrupolosamente al quanto previsto nel Regolamento Europeo sul trattamento dei dati personali (EU 679/2016) applicando le seguenti regole:

1.1   Fonti dei dati personali: i dati personali oggetto di trattamento, trattati nel rispetto della legge e degli obblighi di riservatezza, sono raccolti direttamente presso l'interessato tramite la compilazione di apposito modulo controfirmato in originale
2.1   Dati richiesti o registrati: i dati richiesti, o registrati, possono essere classificati secondo queste categorie e secondo questi usi specifici:
a. Dati anagrafici del Socio: sono tutti i dati anagrafici necessari per le operazioni di iscrizione al registro Soci, gestione dell’attività sociale, calcolo e gestione quote e Tesseramento;
b. Dati personali dei genitori (per i minori): sono i dati di contatto e di comunicazione necessari per gestire le relazioni, anche economiche, legati all’attività del Socio
c. Certificato medico: il certificato di idoneità sportiva è indispensabile per la gestione di qualsiasi di rapporto sportivo per gli atleti/e di qualsiasi età. NB: il certificato di idoneità sportiva viene normalmente rilasciato in due copie dalle strutture convenzionate o dell’USL in cui uno è per la società sportiva e il secondo è per la famiglia; quello per la società sportiva NON riporta nessuna indicazione di possibili patologie e considerazioni mediche che possono essere presenti nel secondo. È responsabilità dell’atleta e della famiglia consegnare quello giusto e mantenere riservate le eventuali indicazioni non generaliste inserite nel certificato. Il certificato verrà utilizzato solo per dimostrare l’idoneità dell’atleta alla partecipazione degli eventi sportivi e verrà conservato in apposito binder in armadio chiuso a chiave.
d. Fotografie: le fotografie hanno come unico scopo l’identificazione e la promozione dell’attività con la diffusione delle informazioni delle attività del singolo e dei team. La presenza nella foto di squadra è obbligatoria perché richiesta dagli organismi Federali ed è indispensabile anche sul sito web dell’Associazione per caratterizzare team e attività; non è prevista limitazione anche all’uso di foto di team in eventi a cui si partecipi.
La foto individuale è indispensabile per il documento di riconoscimento da presentare prima delle gare ai Direttori di gara; in questo caso è possibile presentare la carta di identità (se ne è in possesso) o la dichiarazione di identità sostitutiva nel caso di minori o soggetti sprovvisti di documento di identità valido.
È altresì necessaria nel sito della Società, oltre al nome e cognome (presente obbligatoriamente come da regole e finalità istituzionali dell’Associazione); la disponibilità di questa informazione non è richiesta obbligatoriamente, ma è facoltativa, per gli atleti partecipanti all’area “minivolley” (mini-under 11 e under 12) mentre è obbligatoria dall’under 13 in su. Sarà cura dell’Associazione curare che le foto di gruppo che verranno utilizzate per documentare eventi siano rispettose dei singoli e di team.
NB: nel caso in cui i genitori di minori, o un atleta maggiorenne, ritenessero non idonea una foto potranno chiedere in forma scritta al Responsabile della comunicazione (vedi organigramma) o in segreteria la rimozione della stessa.
Le immagini e foto potranno essere usate, e cedute, per i soli fini istituzionali anche alla Federazione Italiana Pallavolo nelle sue strutture territoriali.
e. Registrazioni di dati a fini sportivi o prestazionali: i tecnici durante l’attività annuale, singolarmente o in team, potranno registrare autonomamente, o con l’ausilio di idonea strumentazione, dati e misurazioni sulle prestazioni fisiche dell’atleta; potranno altresì registrare durante la stagione informazioni sullo stato fisico, piscologico e di performance dello stesso. Queste informazioni sono registrate al fine di gestire al meglio l’attività agonistica dell’atleta e del team e saranno gestite con la massima riservatezza, garantendo un adeguato livello di protezione, al fine di evitare che possano entrare in possesso di soggetti non abilitati al loro utilizzo e consultazione.
3.1   Finalità: i dati che l’Associazione raccoglie all’atto dell’iscrizione e durante la stagione sportiva sono strettamente legati alla vita societaria o alle necessità connesse con il tesseramento e lo svolgimento dell’attività agonistica. In particolare, si evidenzia che:
i         I dati anagrafici raccolti relativi all’atleta, al dirigente o al tecnico (Socio da ora in poi) verranno ceduti alla Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV) o all’Unione italiana Sport Per Tutti (UISP) a seconda del campionato a cui il soggetto verrà iscritto e parteciperà. La finalità assolte con la trasmissione dei dati sono quelle previste per la partecipazione ai campionati e all’accesso a tutti i servizi accessori, assicurazione inclusa.
ii        I dati anagrafici raccolti relativi all’atleta, al dirigente o al tecnico verranno utilizzati direttamente dall’Associazione per tutte le finalità istituzionali quali ad esempio: newsletter e comunicazioni specifiche; e per soddisfare le normative vigenti quali, ad esempio: tenuta libro soci, gestione quote, gestione assicurazioni e eventi correlati, gestione iscrizione ai campionati e condivisione dei team organizzati, gestione delle comunicazioni verso le famiglie, aggiornamenti sullo stato in essere della vita societaria e sulle sue attività.
iii       Gli altri dati sono saranno utilizzati secondo le indicazioni fornite nella descrizione dei dati stessi.
4.1   Base giuridica e liceità del trattamento: per le finalità suindicate la base giuridica del trattamento, che ne attesta la liceità, è il consenso fornito all’atto della richiesta di iscrizione alle attività (art. 6, par. 1, lettera a) del GDPR).
5.1  Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto: un eventuale rifiuto dell'interessato a rendere disponibili i propri dati personali comporta l'impossibilità di effettuare il tesseramento e, se indicato nei casi facoltativi, effettuare l’iscrizione a Socio di Pallavolo Arcobaleno.
6.1   Categorie di soggetti destinatari dei dati personali: i dati potranno essere trattati da Responsabili interni e da Responsabili esterni:
i         Responsabili interni dei trattamenti: all’interno dell’Associazione sono considerati responsabili del trattamento dei dati personali tutti i Dirigenti e Tecnici che abbiano necessità di operare sugli stessi per gli incarichi assegnati con apposita delibera da parte del Direttivo su proposta del Titolare (il Presidente pro-tempore). Tutti i responsabili interni sono istruiti allo scopo al fine di ridurre al massimo i rischi incidenti sul trattamento dei dati a loro affidato.
ii        Responsabili esterni dei trattamenti: esternamente all’Associazione sono individuati alcuni responsabili esterni al trattamento dei dati personali, che non accedono in maniera integrale rispetto ai dati raccolto in fase di iscrizione, i seguenti soggetti e con le figure descritte:
a. FIPAV - UISP - CSI: i dati raccolti potranno essere forniti alle Federazioni o agli Organismi di promozione sportiva per le finalità da loro previste per consentire la partecipazione ai Campionati o alle Iniziative da loro organizzate sia con le strutture nazionali che quelle periferiche. Questi soggetti operano in veste di titolare del trattamento e, conseguentemente, risponderanno autonomamente rispetto ai Diritti sopra evidenziati. Per FIPAV sarà condivisa con tutti i tesserati la policy inviata da detta Federazione.
b. Portale WEB: i dati raccolti saranno inseriti dalla segreteria all’interno del portale web per la gestione della vita societaria e il supporto alle attività quotidiane; potrebbe essere necessario che il gestore del portale (New Bit Srl) debba accedere ai dati personali custoditi nella piattaforma a fronte di richieste provenienti dall’Associazione per attività di gestione e/o malfunzioni. In questa ottica NON viene fatta una nomina effettiva a responsabile esterno tenuto conto anche che tutte le persone che operano sui dati sono nominate Amministratori di Sistema nel rispetto del provvedimento del Garante del novembre 2008.
c. Contabilità web: nell’ambito del portale amministrativo web vengono caricate tutte le informazioni necessarie a garantire la corretta compilazione dei documenti amministrativo-contabili di garanzia dell’Associazione; in questa ottica si comprende che saranno presenti informazioni relative ai soci; ai loro pagamenti, alle eventuali rateizzazioni. Anche in questo caso potrebbe essere necessario che il gestore del portale (Area32 S.r.l.) debba accedere ai dati personali custoditi nella piattaforma a fronte di richieste provenienti dall’Associazione per attività di gestione e/o malfunzioni. In questa ottica NON viene fatta una nomina effettiva a responsabile esterno tenuto conto anche che tutte le persone che operano sui dati sono nominate Amministratori di Sistema nel rispetto del provvedimento del Garante del novembre 2008.
d. Assicurazioni: per quanto riguarda l’accesso ai servizi assicurativi l’Associazione si avvale dell’assicurazione prevista all’atto del tesseramento con l’integrazione sottoscritta ai fini di garantire una copertura maggiore; in entrambi i casi i dati personali che saranno comunicati sono di sintesi in fase di attivazione e consuntivazione della polizza e specifici solo nel caso di aperture di incidenti. L’Associazione ha stipulato apposita polizza per la Responsabilità Civile in capo al Direttivo; in fase di attivazione non è stato necessario comunicare nessun dato personale; eventualmente saranno comunicati, previo consenso, nel caso fosse necessario accedere agli ambiti di rischio coperti da polizza.
7.1   Trasferimenti extra UE: i Suoi dati personali non saranno trasferiti in Paesi terzi al di fuori dell'Unione Europea.
8.1   Periodo di conservazione dei dati personali (data retention): i tempi di conservazione dei dati sono i seguenti:
a)       Dati anagrafici generici: per 5 anni dall’ultimo anno di adesione alle attività associative
b)       Dati personali legati al tesseramento: per almeno 5 anni dall’ultimo rinnovo del tesseramento
c)        Dati medici: per almeno 5 anni dalla chiusura del sinistro con liquidazione per quelli connessi a incidenti; per il periodo di validità per il certificato di idoneità medico-sportiva
d)       Dati sportivi: per massimo un anno dalla fine del rapporto sportivo tra socio-atleta e associazione
9.1   Processo decisionale automatizzato: per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, non viene presa alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona.
10.1                   Diritti dell'interessato: ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 15-18 e 20-21 del GDPR, Le sono riconosciuti i seguenti diritti in qualità di Interessato che potrà esercitare nei confronti dell’Associazione:
i         Esistenza: diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall'art. 15 del GDPR ed in particolare a quelle relative alle finalità del trattamento, alle categorie di dati personali in questione, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, al periodo di conservazione, etc.;
ii        Rettifica: diritto di ottenere, laddove inesatti, la rettifica dei dati personali che La riguardano, nonché l'integrazione degli stessi laddove ritenuti incompleti sempre in relazione alle finalità del trattamento (art. 16);  
iii       Opposizione e oblio: chiedere il blocco dei trattamenti e/o la cancellazione di tutte le informazioni personali in possesso dell’Associazione. In questo caso, si fa presente che ciò sarà possibile solo per i rapporti di Socio non più in essere rispetto all’adesione all’Associazione e secondo questi vincoli: per gli aspetti connessi con le attività di iscrizione a campionati l’azione non potrà essere esercitata prima che siano decorsi, comunque, non meno di 5 anni dall’ultimo rinnovo; per gli aspetti connessi ad operazioni contabili (iscrizioni, ricevute, ecc.) non prima dei 10 anni previsti per l’ordinamento fiscale;
iv      Limitazione: diritto di limitazione del trattamento, nei casi previsti dall'art. 18;
v       Portabilità dei dati: non si ravvisano necessità relative a questo diritto se non quella di poter ottenere copia del certificato medico depositato nell’ambito del periodo di validità dello stesso oltre il quale non sarà possibile effettuare copia perché lo stesso è già stato distrutto dalla Segreteria;
vi      Opposizione: diritto di opposizione al trattamento ai sensi dell'art. 21;
vii    Revoca: diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, solamente per le finalità la cui base giuridica è il consenso (art. 7).
11.1                   Trattamento dei dati personali e impatti sul tesseramento: le norme che guidano i processi del tesseramento di un atleta sono chiari e definiti; all’atto dell’adesione al progetto con la richiesta di iscrizione annuale si accettano implicitamente tutti i termini e le regole connesse con il tesseramento sportivo. Non è possibile per nessun interessato invocare il rispetto dei diritti, di cui al cap. 10.1 di questa sezione, per agire in contrasto rispetto alle norme federali sancite e sottoscritte all’atto del tesseramento annuale o pluriennale.
12.1                   Comunicazione e diffusione dei dati personali: oltre a quanto indicato nei precedenti punti l’Associazione non effettuerà nessuna comunicazione e, tantomeno, diffusione dei dati personali; lì dove si presentasse la necessità di effettuare comunicazioni o diffusioni, ad oggi non previste e prevedibili, si procederà preventivamente a contattare tutti gli interessati al fine di raccogliere indicazioni e consenso.
Per modificare i propri dati personali ed eventualmente i consensi già rilasciati o richiedere la cancellazione dalla mailing list, o per l'esercizio dei Suoi diritti in qualità di interessato potranno essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata all’attenzione del Presidente nella sua veste di Titolare al seguente indirizzo: Pallavolo Arcobaleno – Via delle Granze, 9 – 35128 Padova, o mediante e-mail ai seguenti indirizzi di posta elettronica: info@pallavoloarcobaleno.it utilizzando l'apposito modulo disponibile sul sito dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it/home/modulistica.
Si ricorda, infine, che Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali o ad altre Autorità di controllo ai sensi dell'art. 13, par. 2, lettera d) del GDPR.

Norme specifiche del trattamento fatte sul portale
Dettagli sul trattamento dei Dati Personali
I Dati Personali sono raccolti per le seguenti finalità ed utilizzando i seguenti servizi:
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